公证机构执业管理办法

《公证机构执业管理办法》已经2006年2月21日司法部部务会议审议通过,现予发布,自2006年3月1日起施行。

司法部部长 吴爱英

2006年2月23日

第一章 总则

第一条为了加强对公证机构的审批管理和执业监督,规范公证机构的执业行为,根据《中华人民共和国公证法》(以下简称《公证法》)和有关法律法规的规定,制定本办法。

第二条公证机构依照《公证法》和本办法设立。

设立公证机构,应当按照统筹规划合理布局的原则,实行总量控制。

第三条公证机构办理公证,应当遵守法律,坚持客观公正的原则,遵守公证执业规范和执业纪律。

公证机构应当加入地方和全国的公证协会。

第四条公证机构办理公证,不以营利为目的,独立行使公证职能,独立承担民事责任,任何单位和个人不得非法干预,其合法权益不受侵犯。

第五条司法行政机关依照《公证法》和有关法律法规规章,对公证机构进行监督指导。

第六条公证协会是公证业的自律性组织。公证协会依照《公证法》和章程,对公证机构的执业活动进行监督。

第二章 公证机构设立审批

第七条设立公证机构,由省自治区直辖市司法行政机关审核批准。

第八条公证机构可以在县不设区的市设区的市直辖市或者市辖区设立;在设区的市直辖市可以设立一个或者若干个公证机构。公证机构不按行政区划层层设立。

第九条省自治区直辖市司法行政机关应当按照公证机构设立原则,综合考虑当地经济社会发展程度人口数量交通状况和对公证业务的实际需求等情况,拟定本行政区域公证机构设置方案,并可以根据当地情况和公证需求的变化对设置方案进行调整。

公证机构设置方案包括:设置方案拟定的依据,公证机构设置和布局的安排,公证执业区域划分的安排,公证机构设置总量及地区分布的安排。

公证机构设置方案及其调整方案,应当报司法部核定。

第十条公证执业区域可以下列区域为单位划分:

(一)县不设区的市市辖区的辖区;

(二)设区的市直辖市的辖区或者所辖城区的全部市辖区。

公证机构的执业区域,由省自治区直辖市司法行政机关在办理该公证机构设立或者变更审批时予以核定。

第十一条设立公证机构,应当具备下列条件:

(一)有自己的名称;

(二)有固定的场所;

(三)有二名以上公证员;

(四)有开展公证业务所必需的资金。

设立公证机构,应当符合经司法部核定的公证机构设置方案的要求。

第十二条公证机构的负责人应当在有三年以上执业经历的公证员中推选产生,由所在地司法行政机关核准,并逐级报省自治区直辖市司法行政机关备案。

第十三条公证机构的开办资金数额,由省自治区直辖市司法行政机关确定。

第十四条设立公证机构,由所在地司法行政机关组建,逐级报省自治区直辖市司法行政机关审批。

申请设立公证机构,应当提交下列材料:

(一)设立公证机构的申请和组建报告;

(二)拟采用的公证机构名称;

(三)拟任公证员名单简历居民身份证复印件和符合担任公证员条件的证明材料;

(四)拟推选的公证机构负责人的情况说明;

(五)开办资金证明;

(六)办公场所证明;

(七)其他需要提交的材料。

设立公证机构需要配备新的公证员的,应当依照《公证法》和司法部规定的条件和程序,报请审核任命。

第十五条省自治区直辖市司法行政机关应当自收到申请材料之日起三十日内,完成审核,作出批准设立或者不予批准设立的决定。对准予设立的,颁发公证机构执业证书;对不准予设立的,应当在决定中告知不予批准的理由。

批准设立公证机构的决定,应当报司法部备案。

第十六条公证机构变更名称办公场所,根据当地公证机构设置调整方案予以分立合并或者变更执业区域的,应当由所在地司法行政机关审核后,逐级报省自治区直辖市司法行政机关办理变更核准手续。核准变更的,应当报司法部备案。

公证机构变更负责人的,经所在地司法行政机关核准后,逐级报省自治区直辖市司法行政机关备案。

第十七条省自治区直辖市司法行政机关对经批准设立的公证机构以及公证机构重要的变更事项,应当在作出批准决定后二十日内,在省级报刊上予以公告。

司法部定期编制全国公证机构名录。

第三章 公证机构名称和执业证书管理

第十八条公证机构统称公证处。根据公证机构设置的不同情况,分别采用下列方式冠名:

(一)在县不设区的市设立公证机构的,冠名方式为:省(自治区直辖市)名称+本县市名称+公证处;

(二)在设区的市或其市辖区设立公证机构的,冠名方式为:省(自治区)名称+本市名称+字号+公证处;

(三)在直辖市或其市辖区设立公证机构的,冠名方式为:直辖市名称+字号+公证处。

第十九条公证机构的名称,应当使用全国通用的文字。民族自治地方的公证机构的名称,可以同时使用当地通用的民族文字。

公证机构名称中的字号,应当由两个以上文字组成,并不得与所在省自治区直辖市内设立的其他公证机构的名称中的字号相同或者近似。

公证机构名称的内容和文字,应当符合国家有关规定。

第二十条公证机构的名称,由省自治区直辖市司法行政机关在办理该公证机构设立或者变更审批时予以核定。

公证机构对经核定的名称享有专用权。

第二十一条公证机构执业证书是公证机构获准设立和执业的凭证。

公证机构执业证书应当载明下列内容:公证机构名称负责人办公场所执业区域证书编号颁证日期审批机关等。公证机构执业证书分为正本和副本。正本用于在办公场所悬挂,副本用于接受查验。正本和副本具有同等法律效力。

公证机构执业证书由司法部统一制作。证书编号办法由司法部制定。

第二十二条公证机构执业证书不得涂改出借抵押或者转让。公证机构执业证书损毁或者遗失的,由该公证机构报经所在地司法行政机关,逐级向省自治区直辖市司法行政机关申请换发或者补发。

第二十三条公证机构变更名称办公场所负责人执业区域或者分立合并的,应当在报请核准的同时,申请换发公证机构执业证书。

公证机构受到停业整顿处罚的,停业整顿期间,应当将该公证机构执业证书缴存所在地司法行政机关。

第四章 公证机构执业监督检查

第二十四条司法行政机关依法对公证机构的组织建设队伍建设执业活动质量控制内部管理等情况进行监督。

第二十五条省自治区直辖市司法行政机关对公证机构的下列事项实施监督:

(一)公证机构保持法定设立条件的情况;

(二)公证机构执行应当报批或者备案事项的情况;

(三)公证机构和公证员的执业情况;

(四)公证质量的监控情况;

(五)法律法规和司法部规定的其他监督检查事项。

第二十六条设区的市和公证机构所在地司法行政机关对本地公证机构的下列事项实施监督:

(一)组织建设情况;

(二)执业活动情况;

(三)公证质量情况;

(四)公证员执业年度考核情况;

(五)档案管理情况;

(六)财务制度执行情况;

(七)内部管理制度建设情况;

(八)司法部和省自治区直辖市司法行政机关要求进行监督检查的其他事项。

第二十七条公证机构应当建立健全业务公证档案财务资产等管理制度,对公证员的执业行为进行监督,建立执业过错责任追究制度。

公证机构应当严格执行国家制定的公证收费标准。

公证机构应当按照规定参加公证执业责任保险。

第二十八条公证机构应当依法开展公证执业活动,不得有下列行为:

(一)为不真实不合法的事项出具公证书;

(二)毁损篡改公证文书或者公证档案;

(三)以诋毁其他公证机构公证员或者支付回扣佣金等不正当手段争揽公证业务;

(四)泄露在执业活动中知悉的国家秘密商业秘密或者个人隐私;

(五)违反规定的收费标准收取公证费;

(六)法律法规和司法部规定禁止的其他行为。

第二十九条公证机构应当依照《公证法》

第二十五条的规定,在省自治区直辖市司法行政机关核定的执业区域内受理公证业务。

第三十条公证机构应当按照省自治区直辖市司法行政机关的规定,定期填报公证业务情况统计表,每年2月1日前向所在地司法行政机关提交本公证机构的年度工作报告。年度工作报告应当真实全面地反映本公证机构上一年度开展公证业务公证质量监控公证员遵守职业道德和执业纪律公证收费财务管理内部制度建设等方面的情况。

公证业务情况统计表的统计项目及样式,由司法部制定。

第三十一条公证机构由所在地司法行政机关在每年的第一季度进行年度考核。年度考核,应当依照《公证法》的要求和本办法第二十六条规定的监督事项,审查公证机构的年度工作报告,结合日常监督检查掌握的情况,由所在地司法行政机关对公证机构的年度执业和管理情况作出综合评估。考核等次及其标准,由司法部制定。

年度考核结果,应当书面告知公证机构,并报上一级司法行政机关备案。

第三十二条公证机构应当对所属公证员的执业情况进行年度考核。

公证机构的负责人由所在地司法行政机关进行年度考核。

第三十三条公证机构存在下列情形之一的,所在地司法行政机关应当进行重点监督检查:

(一)被投诉或者举报的;

(二)执业中有不良记录的;

(三)未保持法定设立条件的;

(四)年度考核发现内部管理存在严重问题的。

第三十四条司法行政机关实施监督检查,可以对公证机构进行实地检查,要求公证机构和公证员说明有关情况,调阅公证机构相关材料和公证档案,向相关单位和人员调查核实有关情况。

公证机构和公证员应当接受司法行政机关依法实施的监督检查,如实说明有关情况提供相关资料,不得谎报隐匿伪造销毁相关证据材料。

第三十五条司法行政机关应当建立有关公证机构设立变更备案事项年度考核违法违纪行为处罚奖励等方面情况的执业档案。

第五章 法律责任

第三十六条公证机构有《公证法》第四十一条第四十二条规定所列行为之一的,由省自治区直辖市司法行政机关或者设区的市司法行政机关依据《公证法》的规定,予以处罚。

公证机构违反《公证法》第二十五条规定,跨执业区域受理公证业务的,由所在地或者设区的市司法行政机关予以制止,并责令改正。

第三十七条司法行政机关对公证机构违法行为实施行政处罚,应当根据有关法律法规和司法部有关行政处罚程序的规定进行。

第三十八条司法行政机关在对公证机构作出行政处罚决定之前,应当告知其查明的违法行为事实处罚的理由及依据,并告知其依法享有的权利。口头告知的,应当制作笔录。公证机构有权进行陈述和申辩,有权依法申请听证。

公证机构对行政处罚不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

第三十九条司法行政机关在实施监督检查和年度考核过程中,发现公证机构存在违法行为或者收到相关投诉举报的,应当及时立案调查,全面客观公正地查明事实,收集证据。被调查的公证机构应当向调查机关如实陈述事实,提供有关材料。

第四十条司法行政机关查处公证机构的违法行为,可以委托公证协会对公证机构的违法行为进行调查核实。

接受委托的公证协会应当查明事实核实证据,并向司法行政机关提出实施行政处罚的建议。

第四十一条公证协会依据章程和有关行业规范,对公证机构违反执业规范和执业纪律的行为,视其情节轻重,给予相应的行业处分。

公证协会在查处公证机构违反执业规范和执业纪律行为的过程中,发现有依据《公证法》的规定应当给予行政处罚情形的,应当提交有管辖权的司法行政机关处理。

第四十二条公证机构及其公证员因过错给当事人公证事项的利害关系人造成损失的,由公证机构承担相应的赔偿责任;公证机构赔偿后,可以向有故意或者重大过失的公证员追偿。

第四十三条司法行政机关及其工作人员在公证机构设立审批公证机构执业证书管理对公证机构实施监督检查年度考核的过程中,有滥用职权玩忽职守徇私舞弊干预公证机构依法独立行使公证职能行为的,应当依法追究责任人员的行政责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第六章 附则

第四十四条本办法所称公证机构所在地司法行政机关,是指根据当地公证机构设置方案的规定,负责组建该公证机构,并承担对其实施日常监督指导职能的司法行政机关。

第四十五条《公证法》和本办法施行前设立的公证机构,其设置布局名称执业区域及管理体制不符合《公证法》和本办法规定的,由省自治区直辖市司法行政机关拟定调整方案,报司法部核定后组织实施。

第四十六条本办法由司法部解释。

第四十七条本办法自2006年3月1日起施行。