天然林资源保护工程档案管理办法

办天字[2006]96号

各有关省自治区直辖市林业厅(局),内蒙古龙江大兴安岭森工(林业)集团公司,新疆生产建设兵团林业局:

为加强和规范天然林资源保护工程的档案管理,提高档案的利用水平,更好地为工程建设服务,根据天然林资源保护工程的实际,我局制定了《天然林资源保护工程档案管理办法》。现印发给你们,请遵照执行。执行过程中有何意见和建议,请及时反馈我局。

附 件:天然林资源保护工程档案管理办法

国家林业局办公室

二00六年十一月三十日

目 录

第一章 总 则

第二章 组织与职责

第三章 形成和整理

第四章 分类和归档

第五章 考核与奖惩

第六章 附 则

第一章 总 则

第一条 为加强和规范天然林资源保护工程(以下简称天保工程)档案管理工作,充分发挥工程档案的作用,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《林业重点工程档案管理办法》等法律法规和规章,结合工程实际,制定本办法。

本办法适用于《长江上游黄河上中游天然林资源保护工程实施方案》《东北内蒙古等重点国有林区天然林资源保护工程实施方案》规划的省级地级和县级实施单位。

第二条 天保工程档案是指在工程建设全过程中直接形成的具有保存利用价值的各种形式和载体的原始记录。

天保工程档案是部门或单位档案全宗中不可分割的重要组成部分,必须与其他门类的档案(文书档案财会档案设备档案等)一起由部门或单位综合档案部门实行集中统一管理。

第三条 天保工程档案工作是工程建设的重要基础工作,应将其纳入工程建设的全过程,与工程建设同步进行。

第四条 天保工程档案工作实行分级管理。国家林业局监督检查和指导省级天保工程实施单位的档案工作。县级以上地方各级天保工程实施单位或其林业主管部门集中保管本部门或本单位的全部工程档案,监督检查和指导辖区内的天保工程档案工作。

第二章 组织与职责

第五条 各级天保工程实施单位要切实加强对工程档案工作的领导,建立天保工程档案领导责任制,并保证开展工程档案工作所需的资金设施和设备。

第六条 各级天保工程实施单位要根据实际情况,配备业务能力强素质高的工程档案人员,有针对性地开展培训,并保证档案干部队伍的相对稳定。

天保工程档案人员是工程建设的管理人员,依照国家有关规定,其在职务晋升职称评聘及其他待遇上享受与其他工程管理人员同等待遇。

第七条 天保工程管理部门应履行下列工作职责:

(一)贯彻执行国家档案工作的法律法规和政策。

(二)负责天保工程档案材料的收集整理归档前材料的提供利用及归档移交工作。

(三)负责监督检查和指导辖区内的工程档案工作,并组织对工程档案人员进行业务培训。

第八条 天保工程实施单位内部的相关职能部门,应按照职责分工,根据本办法,做好天保工程的档案工作。

第九条 天保工程的技术管理人员是档案工作的重要力量。工程技术管理人员要随时收集在工程实施过程中形成的各类材料,

并及时完整地交由工程档案人员保管,任何单位或个人不得丢失损坏或据为已有。天保工程的工程技术管理人员和档案人员发生变动时,应严格按照工作规范,做好工程档案材料的移交工作。

第十条 各级天保工程实施单位要从源头上抓好工程文件材料的形成和积累工作,纳入工程建设规划设计施工检查验收和后期管理的全过程,确保工程档案的完整准确与系统。

第三章 形成和整理

第十一条 归档文件材料的质量必须符合国家有关要求,手工书写用笔仅限于碳素墨水蓝黑墨水或质量上乘的签字笔,且字迹工整图文清楚数据表格完整准确,签字盖章等具有法律效用的标识要完备,不得随意涂改。

第十二条 八需归档的录音录像和计算机存储介质等特殊载体材料应音像清晰,并配以相应的目录和说明;八需归档的照片和图片,应配有简洁的文字说明,用以标明时间地点人物事件;相关介质材料之间及各介质材料与相关文字材料之间,要建立关联互见。

第四章 分类和归档

第十三条 天保工程档案包括文书档案技术档案财会档案等门类。各门类档案按有关规定自编档号,各成体系分类整理,统一编号。根据分类整理结果和查阅利用的需要,编制案卷目录或文件目录。

第十四条 归档门类及归档时间

(一)文书档案:政策性文件办法机构设置会议文件等。本年度6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。

(二)技术与管理档案:工程规划年度计划实施方案作业设计工程施工,检查验收后期管理等各环节所形成的报告图表卡册计算机数据等原始材料。按年度归档,每年6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。

(三)会计档案:会计凭证会计账簿财务报告等会计核算专业材料。在本会计年度结束之后,由会计部门(或会计人员)按照《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》和国家林业局《林业重点生态建设资金会计核算办法》等法律法规的要求归档。

(四)音像及电子介质档案:参照技术与管理档案归档。

(五)实物档案:在工程建设过程中随时归档。

第十五条 归档内容

(一)工程管理:上级批复和下达的天保工程实施方案,上级下达的木材生产公益林建设森林管护人员分流安置等方面的年度计划;上级有关部门制定和发布的各种文件管理办法技术标准,本级上报的各种文件和材料,本级有关部门制定和发布的各类文件管理办法,规章制度;机构设置及职能人员编制领导任命等行政管理类材料;与上级主管部门和下级单位签订的目标责任书项目责任书。工作总结,领导讲话会议记录纪要,会议材料培训材料;工程自查复查和核查报告,各种统计报表验收报告材料;宣传报道先进集体和个人的表彰材料,违法违纪事件的处理材料;案件举报材料及查处结果;工作简讯简报等。

(二)木村停伐减产:森林分类经营区划;采伐限额与年度木材生产计划,上级主管部门批复的伐区作业设计,采伐证伐区检查验收资料,木材生产登记台账,年度统计报表等;人工林采伐试点的有关资料等。

(三)公益林建设:公益林建设实施方案,人工造林-电播造林封山育林森林抚育低效林改造及其他公益林建设项目的作业设计协议书合同书责任书,招投标过程形成的资料,种苗供应的有关材料,施工文件,检查验收材料,施工监理资料,相关的资金使用情况,林权证发放情况,后期管护情况和经营利用情况,灾害损失和核销情况等。

(四)森林资源管护:森林资源管护实施方案,管护体系的组织结构,管护人员资料,管护责任书合同书协议书管护项目招投标过程形成的资料;管护区基本情况(责任区分布图小班卡片等),管护日志与巡山记录,管护工作检查记录,管护人员培训考核记录,管护站点管护设备管护标牌的建设使用及维护情况;相关的资金使用情况;违章用火人畜破坏森林资源等记录和处罚情况,乱砍滥伐林木乱捕滥猎野生动物非法毁林开垦和侵占林地等破坏森林资源事件的发生报告处理和损失情况,森林病虫害火情火警火灾及其他自然灾害的发生报告处理和损失情况;林下资源开发与利用情况:保护森林资源宣传活动的记录;森林资源的调查监测资料等。

(五)富余人员分流安置:富余人员分流安置实施方案,在册与在岗职工明细汇总表,分流到森林资源管护公益林建设种苗工程森林旅游林下资源开发及其他分流渠道的相关材料;一次性安置实施方案的制定相关机构的批准批复过程形成的材料,一次性安置人员明细汇总表,申请书,合同书协议书,公示材料,解除与企业劳动关系的公证书,办理养老保险的有关材料;加工企业破产职工安置过程中形成的材料;进入企业再就业服务中心人员明细汇总表,与再就业服务中心签订的发放基本生活保障费和代缴医疗养老失业保险的合同,再就业培训情况,再就业情况,与企业解除或终止劳动合同过程中形成的材料,享受失业保险待遇和纳入最低生活保障的有关凭证,进入其他安置渠道的有关情况;其他下岗职工明细汇总表,享受经济补偿金失业保险待遇或纳入最低生活保障的有关情况;单位职工内部退养停薪留职自谋职业等人员的明细汇总表及相关的合同书协议书;混岗职工明细汇总表分流安置情况;相关的资金使用情况等。

(六)政社性人员和社会保障:在册职工和离退休人员参加基本养老医疗失业工伤生育保险社会统筹明细汇总表,公捡法文教卫生等政社性人员明细汇总表;分离学校医院等企业力社会机构的执行情况;相关的资金使用情况等。

(七)森林防火种苗建设和科技支撑等其他工程项目:工程可行性研究评审材料,上级批复的项目实施方案设计文件;责任书合同书协议书,招投标过程的全部资料,施工文件,检查验收材料,设备采购安装的有关资料,施工监理资料,相关的资金使用情况等。

(八)资金到位和使用:各级下达的中央资金计划地方配套资金计划资金拨付文件拨付凭证会计凭证,资金使用情况统计表年度决算;中央财政对地方财政减收的财政转移支付的拨付文件等。公益林建设森林防火种苗建设科技支撑等工程项目的结算清单,一次性安置费领取凭证,发放基本生活保障费和代缴医疗养老失业工伤生育保险凭证,企业支付经济补偿金或生活补助费的有关凭证,离退休人员领取养老金的明细汇总表及凭证,工资及其他经费的支出凭证等。

(九)其他政策执行情况:采伐和加工企业银行债务的减免过程中形成的资料;世行贷款减免或停息挂账过程中形成的资料:企业破产和重组的有关情况;森工企业主辅分离的情况;机构改革和企业改制的情况;后续产业发展的有关情况;示范点建设的有关资料等。

第十六条 保管期限

按档案材料的性质和重要程度,分永久长期和短期保管。其中永久为50年以上,长期为15至50年,短期为3至15年。会计档案保管期限依据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》执行。

永久保管的包括:工程实施方案重要的政策性文件机构设置与调整企业改革与改制情况,森林资源调查等基础资料,工程监测评估材料,重大基础设施工程的有关资料,林权和经营权管理情况等。

长期保管的包括:各种政策性文件管理办法技术标准年度计划作业设计施工文件招投标文件责任书合同书协议书,各种明细汇总表,检查验收材料,施工监理资料,资金拨付情况,支付凭证等。

短期保管的包括:巡山记录,领导讲话会议材料培训材料,工作简讯简报等。

第十七条 各级天保工程实施单位要充分利用先进技术与手段配备先进的信息管理设备,积极开展电子档案工。作,使档案材料实现网终资源共享,方便调阅。

第五章 考核与奖惩

第十八条 各级天保工程实施单位要将档案工作纳入下级工程实施单位的工程年度核查和目标考核,对档案工作不符合要求的,不能评为年度工程实施的先进单位。

第十九条 对在工程档案管理过程中取得突出成绩的,林业主管部门应及时给予表彰奖励。

第二十条 对于违反有关规定,造成档案材料失真损毁丢失或其他不良影响的,林业主管部门应会同档案管理部门予以严肃处理,追究有关领导和档案管理人员的责任。

第六章 附 则

第二十一条 各省级天保工程实施单位可根据本办法,结合本地实际,制定实施细则。

第二十二条 本办法由国家林业局负责解释。

第二十三条 本办法自公布之日起施行。