城镇廉租住房档案管理办法

建住房[2006]205号

各省自治区建设厅,直辖市建委(房地局),新疆生产建设兵团建设局:

为加强城镇廉租住房制度建设,规范城镇廉租住房档案管理,我部制定了《城镇廉租住房档案管理办法》。现印发给你们,请遵照执行。

中华人民共和国建设部

二00六年八月十九日

第一条为了加强和规范城镇廉租住房档案管理,确保其完整安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《城镇最低收入家庭廉租住房管理办法》《城镇最低收入家庭廉租住房申请审核及退出管理办法》,结合城镇廉租住房管理的实际情况,制定本办法。

第二条廉租住房档案是廉租住房管理机构在实施住房保障过程中直接形成的具有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录,包括纸质电子两种档案。

第三条廉租住房档案真实记录廉租住房政策落实情况,反映廉租住房保障家庭状况,是城镇廉租住房管理工作的基础。

第四条廉租住房档案管理按照相关规定执行,纸质档案中的文书档案会计档案等分别按有关规定管理,电子文件的整理归档执行《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求。

第五条各省自治区建设厅,直辖市建委(房地局)负责对本地区内的廉租住房档案工作进行指导监督和检查。各市县(区)房地产管理部门具体负责本地区内廉租住房档案的收集整理归档保管和利用。

第六条配备适应工作需要的专(兼)职廉租住房档案管理工作人员,其职责是:

(一)执行城镇廉租住房管理的政策法规及业务技术规范。

(二)对实施廉租住房保障过程中形成的文件材料进行收集整理归档统计利用销毁等,确保档案的完整安全。

(三)维护档案信息,提供档案利用。

第七条廉租住房档案管理工作与城镇廉租住房管理工作实行同时布置检查验收。

第八条廉租住房档案应一户一档,包括申请审核实施保障及年度复核等有关材料。

(一)申请材料。包括廉租住房申请书,申请人身份证户口簿家庭收入证明家庭住房情况证明及其他相关证明。

(二)审核材料。包括廉租住房审核表,工作人员入户核查记录,公示内容及反馈记录,群众举报来访记录等。

(三)实施保障材料。包括廉租住房保障家庭登记通知单,实物配租入住通知书,租金补贴发放通知书,租金补贴变更停发通知书,房屋租赁合同,廉租住房租金补贴合同或实物配租合同,廉租住房保障家庭终止保障通知书等。

(四)复核材料。根据年度复核结果对档案及时进行调整变更,包括家庭收入住房状况变更记录和年度复核记录等。

第九条建立廉租住房管理档案。管理档案包括申请家庭名单清册(台帐),租赁住房补贴资金发放名单清册(台账),银行对帐单,廉租住房保障家庭统计月(季)报表,实物配租家庭租金收缴情况及廉租住房管理工作文件表图册等相关资料。

第十条用于实物配租的廉租住房建设项目,应保留项目前期各项审批手续及相关图纸资料,账目及资金使用情况,项目招投标合同协议,项目竣工及后期管理等相关材料。通过收购方式筹集的廉租住房,应保留收购协议等相关材料。

第十一条要运用计算机等现代化手段对廉租住房数据进行统计分析,并建立相应的电子档案。根据申请审核登记年度复核终止退出等有关情况,及时更新廉租住房管理系统的有关数据。

第十二条保障对象档案应以户为单位进行整理,按实施廉租住房保障过程中材料形成的先后或重要程度顺序排列归档。

第十三条廉租住房档案由各地廉租住房管理机构负责保管,在廉租住房保障家庭停止享受住房保障一定时限后,及时移交本单位综合档案室统一管理,电子档案同时移交。

第十四条健全廉租住房档案检索体系,做好档案的收进保管利用移出等情况的详细记录。

第十五条对保管期满的廉租住房档案,应由廉租住房管理工作人员档案管理工作人员按规定程序予以销毁。

第十六条档案保管部门要根据廉租住房档案的数量配备相应的库房和档案柜等设施,做到妥善保管存放有序查找方便。

为电子档案的保管配备专用的数据存储设备,定期备份。通过网络管理的,还须做好网络安全防护,确保数据的完整安全。

第十七条对违反本办法规定,造成廉租住房档案丢失损毁等不良后果的,按照《档案法》及有关规定处理。

第十八条各地可根据当地实际情况制定具体实施办法。

第十九条本办法自二00六年十月一日起施行。