煤矿安全监察档案整理规范

安监总办字[2005]152号

关于印发《煤矿安全监察档案整理规范》(修订)的通知

为适应煤矿安全监察工作的需要,在深入调研广泛征求意见的基础上,对原《煤矿安全监察档案整理规范》(以下简称《规范》)进行了修订,现将《煤矿安全监察档案整理规范(修订)》印发给你们,自2006年1月1日起施行。原《规范》同时废止。对于按原《规范》要求已整理完毕的档案,仍维持原状。

二零零五年十月十四日

第一章总则

第一条为加强煤矿安全监察档案管理,统一煤矿安全监察档案整理方法,实现煤矿安全监察档案管理规范化标准化和科学化,根据《煤矿安全监察条例》《安全生产许可证条例》《煤矿安全监察档案管理规定》和《归档文件整理规则》的有关规定,制定本规范。

第二条煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的具有保存价值的各种文件材料的总称。

第三条煤矿安全监察档案主要由文书档案安全监察专门档案基建档案设备仪器档案会计档案特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案执法监察档案和事故档案。

第四条本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及区域性煤矿安全监察分局。

第二章基本术语

第五条归档文件立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的,作为档案保存的各种文件材料的总称。

第六条件由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位,一般以每份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表名册图册等一册(本)为一件。来文与复文可为一件。对一个煤矿一次执法监察活动形成的全部执法文书为一件。

第七条卷由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

第八条组卷将归档文件材料按“件”或“卷”整理的过程称之为组卷。

第九条一矿一档案卷将安全监察专门档案按监察对象进行分类归档,可以是物理分类归档,也可以是逻辑分类归档。物理分类归档,是指将针对一个矿井的安全监察专门档案在实体上整理排列在一起,即以矿为单位,将矿井基础档案执法监察档案事故档案依时间或重要程度的顺序,分别置于盒内。某一类文件材料多时,可增加保管单位。档案材料少的矿井,也可将这三类装入一个盒内。逻辑分类归档,是指针对一个矿形成的安全监察专门档案在实体上不一定排列在一起,可以是矿井基础档案执法监察档案事故档案分别按一定顺序排列,也可以按年度排列各矿井档案,但通过指定一个唯一的代号在同一个矿的相关监察档案中建立关联。

第三章立卷

第十条煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务司的综合部门负责;各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责;区域性煤矿安全监察分局的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。

第十一条国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及区域性煤矿安全监察分局的综合部门负责集中保存本单位全部档案。

第十二条立卷归档工作包括以下内容:

1.将办理完毕的文件材料,按归档要求收集齐全准确。文书档案一般以每份完整文件为一“件”;执法监察档案可以“件”为单位整理,一次执法监察活动形成的所有执法文书证据材料为一件,企业报来的整改完成情况及有关部门或单位验收情况材料为一“件”,行政复议材料为一“件”;矿井基础档案以“卷”为单位整理,安全生产许可证审批过程中形成的所有文件图纸为一“卷”,煤矿建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷,其它矿井基础材料根据文件的形成规律和内容的有机联系组卷;事故档案以一次事故形成的所有文件图纸照片等材料为一个整理单位,组成“卷”;基建档案设备仪器档案以一个成套项目为一个整理单位,组成“卷”。

2.对归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。

3.编制移交目录。移交目录格式与归档文件目录格式相同。

第十三条立卷归档工作中特殊问题的处理

1.跨部门形成的文件材料,立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料,由会议承办部门归档(两个以上部门承办的会议,由主办部门归档,其它部门不归档)。

2.本机关形成的文件材料,一般将文件正本与发文底稿归档;有领导人指示或有重要修改意见的文件草稿,与正本一并归档。外单位

来文,将文件阅办处理单与文件一并归档。

第十四条归档文件材料的排列

1.一般批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正稿在前,底稿在后;定稿在前,草稿在后;转发件在前,原件在后;案件材料中结论性材料在前,依据材料在后。

2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为:文件材料在前,附图附表在后。

3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。

4.件卷内文件材料应按排列顺序逐张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案安全监察专门档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角,基建档案设备仪器档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边留2厘米距离,双面或筒子页正反面均应编写页码,页码用阿拉伯数字编写。

5.件卷内文件材料为装订(非金属装订)印刷册时,每一册编一个号,不再逐页编号。

第十五条归档时间:煤矿安全监察档案采用随时归档办法。各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料,按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。

第十六条归档手续:文件材料归档时,交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字,移交目录由归档人编制。

第十七条对不应归档的文件材料,档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员,并在归档移交目录上签字注明。

第十八条各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施,以确保文件材料的齐全完整。

第四章 归档文件材料要求

第十九条归档的文件材料必须办理完结,齐全完整,具有保存价值。

第二十条本部门主办的文件,必须归档保存原件。复印的文件,不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外)。若确无原件或原件丢失,须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存,应复印归档,并加以说明。

第二十一条档案载体为磁盘等磁性物质时,必须同时附有纸质打印件。

第二十二条凡是在本单位刊物或内部网站登载发布,不另行文的文件定稿,应由文件主办部门将定稿和刊物或电子文档一并归档。

第二十三条文件材料装订线或文件(含计算机打印材料)左侧二厘米之内,不得书写任何文字。

第二十四条归档的文件不得带有不符合档案保护要求的金属装订物。

第二十五条已破损的文件应予修复,字迹模糊或易褪易变的文件应予以复制。

第二十六条对文件材料进行必要的技术处理时,应最大限度地保持其原貌。

第二十七条整理归档文件所用的书写材料纸张装订材料等应符合档案保护要求。

第五章归档

第二十八条应归档的文件必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。

第二十九条文件材料的保管期限分为永久长期(15年-50年)短期(15年以下)三种。其中:

凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件材料,定为永久保管。

凡是对本单位有参考利用价值的文件材料,定为长期保管

凡是在较短时期内反映本单位一般工作活动的文件材料,定为短期保管。

煤矿安全监察档案归档范围及保管期限详见附件1。

第三十条一般基本建设项目及设备仪器文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察专门档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限,一般不得少于20年。

第三十一条属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档,后借用。

第三十二条会计档案的归档和保管执行财政部的有关规定。

第三十三条文件材料保管期限的起始时间:文书档案安全监察专门档案以档案的所属年度计算,基建档案从归档以后的次年一月一日起计算。

第六章整理

第三十四条煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位,进行装订分类排列编号编目装盒,使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。

第三十五条整理工作要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

第三十六条装订:装订即对已编排完毕的文件材料进行固定,装订方式应根据本单位实际情况并符合档案保护要求。

装订的“件”或“卷”,其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。归档章样式见附件2。

图纸不装订,在图纸下端图签栏空白处加盖归档章。

第三十七条分类和组卷:煤矿安全监察档案按不同类型的机构,分为二种管理方式:

1.国家和省级煤矿安全监察局

文书档案以内设组织机构为基本类别,以“件”为基本的管理单位;安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按年度结合形成时间顺序单独排列。

安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。

基本建设档案设备仪器档案以“卷”为基本单位,以项目专业性质种类为组卷依据,保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法:即文字材料部分装订,图纸部分不装订。

2.区域性煤矿安全监察分局

文书档案按收文发文及其它文件三种类别管理,按形成先后顺序排列。基本建设档案设备仪器档案的管理同本条第1款。

煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理,可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放,与文字材料内容密切相关的照片录音录像光盘等特殊载体形式材料,可与文字材料一并整理存放。事故档案矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系,装订成卷,执法监察档案可以“件”为单位装订整理。

第三十八条排列与编号

1.完成组卷工作后,应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列,并按归档章要求填写相应的项目,以确定件卷排列顺序。

2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。

3.永久长期短期保存的档案可混合编号。

第三十九条编目

1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件(卷)号顺序,逐份输入计算机,正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括:件号(或卷号)责任者文件编号题名日期保管期限页数备注等。归档文件目录样式见附件3。

2.归档文件目录一式二份,分别由档案部门和归档单位保存。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称年度类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4。

第四十条装盒

归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件(卷)号顺序装入档案盒,并按要求填写档案盒封面盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后,对该盒各件卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件56。

第四十一条整理完毕的档案,质量应符合下列标准:

归档文件,齐全完整;归档材料,符合要求;分类清楚,保持联系;卷内排列,系统条理;保管期限准确;卷盒书写,整洁规范;案卷装订,整齐美观;图纸折叠,符合要求。

第四十二条案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点,采取灵活的排列方式,但应做到有规可循,井然有序。

第七章移交

第四十三条国家安全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心,负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。

第四十四条区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限,向省级煤矿安全监察局提出处置意见。

第四十五条省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案,并履行以下职责:

1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。

2.向国家安全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。

第八章附则

第四十六条本规范自2006年1月1日起实行。

第四十七条本规范由国家安全生产监督管理总局负责解释。