审计署办公厅关于规范公文处理工作提高公文质量的通知

(审办办发[2003]151号)

各省自治区直辖市和计划单列市新疆生产建设兵团审计厅(局),署机关各单位各特派员办事处各派出审计局:

公文是各级审计机关依法行政履行审计监督职责的重要载体和工具,公文处理是一项严肃的工作。为了规范审计机关的公文处理工作,保证公文质量,审计署制定过一系列规章制度,多数单位认真贯彻执行,公文处理工作总体是比较好的。但是一个时期以来,一些单位违反公文处理规则,文件质量不高的情况屡有发生,对工作产生不良影响,应予认真纠正。

一当前公文处理工作中存在的主要问题

(一)党政工作行文混淆。公文处理应当遵循党政分开的原则,但是有些特派员办事处却以特派办的名义使用行政公文向审计署报送应当向审计署党组请示报告的工作。

(二)权力主体不明,行文关系错误。审计署或审计署党组是接受特派员办事处和地方审计机关请示报告事项的领导机关。但是一些特派员办事处和地方审计机关却向审计署的厅司局行文发函,请示报告工作。也有些特派员办事处和地方审计机关的内设部门,以处室的名义向署的业务主管部门行文,请示报告本应以机关名义向审计署请示报告的工作。

(三)“一把手”未履行签发上行文件的职责。行政机关实行首长负责制,上报审计署的文件应当由审计机关的“一把手”签发。但是有些审计机关上报审计署的文件,却是“一把手”在岗的情况下由副职签发的,有些单位甚至授权非领导职务人员签发上行文件。

(四)违规报送文件。有些审计机关绕开正常管理渠道,把本来应该上报审计署的文件直接寄送给审计署的业务主管司局处室甚至个人。

(五)越级报送文件。按照法定管辖权限,审计署只接受省级审计机关上报的文件。但是有些市(地)县级审计机关越级向审计署报送文件。

(六)错用文种。以“函”或“会议纪要”代替“请示”“报告”;“请示”“报告”不分,用“报告”请示工作,或者在“报告”中夹带请示事项。

(七)错用文件格式。主要是用文件的格式发函,混用上行文件与下行文件的格式,个别单位报署的文件和简报没有套红印制。

(八)数量词等使用不规范。在同一份文件里“万元”“元”混合使用,有的缺少单位名称“元”;人民币和其他币种数字同时出现未加区别和明确;涉及到同一单位或个人的称呼前后不一致。

(九)粗枝大叶。在一些审计机关的文件中,文字标点语句逻辑错误时有发生;涉密文件不标注秘密等级;文件内层次序号不规范不连贯,同一层次的标题字型字号不一致;引用文件未注明发文字号;上报审计署的文件主送单位空缺;文件不加盖印章。

(十)印发不合规。一些单位的文件排版不符合行政机关公文格式的国家标准,缮印不清晰,文面有污染,装订出现颠倒重复遗漏白页,折叠切裁不整齐;有的单位不按照审计署规定的份数报送文件。

一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节,它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。上述问题的存在,反映了一些审计机关不注重学习,不懂得或不遵守机关工作规矩,对公文工作的重要性认识不到位,制度不落实,工作标准不高,要求不严,作风浮躁。这些违反行文规则的行为直接妨碍审计机关的工作秩序,影响工作质量和工作作风,危害是严重的。对此,各单位应引起高度重视。

二规范公文工作提高公文质量的几点要求

(一)审计机关各级领导要从依法行政的高度认识公文处理工作的重要性,组织全体人员重温国务院和审计署关于公文处理工作的规章制度,坚决纠正不守规矩不讲程序不负责任的现象,自觉遵守公文处理规则,努力提高公文质量。

(二)对照国务院和审计署制定的规章制度,对本单位的公文处理工作认真进行一次自查,找出问题,分析原因,完善制度和措施,落实责任到人。

(三)我厅将于明年二季度,通过审计机关远程通信渠道进行公文处理工作培训。届时各单位应按要求积极参加,精心组织,保证效果。

(四)我厅今后将加强对各单位公文处理工作和公文质量的检查指导,对违反公文处理规则和公文质量问题突出的情况予以通报批评。

二00三年十二月十六日